กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง เริ่ม 1 ตุลาคม 2569: นายจ้าง–ลูกจ้างต้องเตรียมอะไร

กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างกำลังเปลี่ยนจากบทบัญญัติที่หลายคนคุ้นชื่อ ไปสู่การหักและนำส่งเงินจริงตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2569 แต่คำถามสำคัญไม่ได้มีเพียง “จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์” หากอยู่ที่ว่าเงินรายการใดเป็น “ค่าจ้าง” ใครต้องเข้ากองทุน และนายจ้างต้องปรับระบบ Payroll อย่างไร

ความไม่ชัดเจนที่เกิดขึ้นไม่ได้แปลว่าเจ้าหน้าที่ทุกคนไม่เข้าใจกฎหมาย แต่อาจเกิดจากนิยาม “ค่าจ้าง” เป็นนิยามตามเนื้อแท้ของการจ่าย ไม่ใช่รายการสำเร็จรูปที่ใช้ได้เหมือนกันทุกบริษัท อย่างไรก็ตาม คำตอบเพียงว่า “ใช้ฐานค่าจ้าง” ยังไม่เพียงพอสำหรับการปฏิบัติจริง นายจ้างจึงควรจัดทำบัญชีรายการจ่าย วิเคราะห์เหตุแห่งการจ่าย และขอคำยืนยันเป็นหนังสือในรายการที่มีความเสี่ยงก่อนเริ่มระบบ

สรุปสั้น: กองทุนนี้ใช้ฐาน “ค่าจ้าง” ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ไม่ใช่ฐานประกันสังคม และไม่ใช่เงินได้ตามมาตรา 40(1) แห่งประมวลรัษฎากรทั้งหมด

สรุปใน 1 นาที

• เริ่มเก็บเงินสะสมและเงินสมทบวันที่ 1 ตุลาคม 2569

• ระยะแรก ลูกจ้างจ่าย 0.25% และนายจ้างสมทบ 0.25% ของค่าจ้าง

• ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2574 เป็นต้นไป อัตราเพิ่มเป็นฝ่ายละ 0.50%

• หลักทั่วไปใช้กับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นตามกฎหมาย

• นายจ้างหักเงินสะสมทุกครั้งที่จ่ายค่าจ้าง สมทบในจำนวนเท่ากัน และนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

• เมื่อลูกจ้างสิ้นสุดการเป็นลูกจ้าง ไม่ว่าจะลาออก เกษียณ หรือถูกเลิกจ้าง มีสิทธิรับเงินสะสม เงินสมทบ และดอกผลตามหลักเกณฑ์ของกองทุน

• กองทุนนี้ไม่แทนค่าชดเชยตามกฎหมาย หากลูกจ้างมีสิทธิค่าชดเชย นายจ้างยังต้องจ่ายต่างหาก

1. กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างคืออะไร

กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างจัดตั้งขึ้นตามหมวด 13 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มีวัตถุประสงค์สำคัญสองส่วน ซึ่งควรแยกออกจากกันให้ชัด

1. บัญชีรายตัวของลูกจ้าง เกิดจากเงินสะสมที่หักจากค่าจ้าง เงินสมทบของนายจ้าง และดอกผล เมื่อสิ้นสุดการจ้าง ลูกจ้างหรือผู้มีสิทธิจะได้รับเงินส่วนนี้ตามกฎหมาย

2. การสงเคราะห์กรณีนายจ้างไม่จ่ายเงินตามสิทธิ เช่น ค่าชดเชยหรือเงินอื่นตามที่กฎหมายกำหนด เป็นกลไกช่วยเหลือตามเงื่อนไขของกองทุน มิใช่การรับประกันว่ากองทุนจะจ่ายแทนนายจ้างในทุกกรณี

การเริ่มเก็บเงินสะสมและเงินสมทบจึงเป็นอีกกลไกหนึ่งต่างหากจากประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และหน้าที่จ่ายค่าชดเชยของนายจ้าง

2. นายจ้างและลูกจ้างรายใดอยู่ในข่าย

มาตรา 130 วางหลักให้นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องดำเนินการเรื่องเงินสะสมและเงินสมทบ เว้นแต่จะเข้าข้อยกเว้นตามกฎหมาย เช่น มีการจัดกองทุนสำรองเลี้ยงชีพหรือระบบสงเคราะห์ที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด

สิ่งที่มักเข้าใจคลาดเคลื่อนคือ กฎหมายไม่ได้จำกัดเฉพาะ “พนักงานประจำรายเดือน” หากบุคคลมีสถานะเป็นลูกจ้างตามกฎหมาย ลูกจ้างรายวัน พาร์ทไทม์ ทดลองงาน ชั่วคราว สัญญาจ้างมีกำหนดเวลา แรงงานต่างด้าว หรือผู้มีอายุเกิน 60 ปี ก็อาจอยู่ในข่ายได้

ข้อยกเว้นต้องตรวจเป็นรายนายจ้างและรายลูกจ้าง โดยเฉพาะกรณีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หากบริษัทมีกองทุนแต่ลูกจ้างบางคนไม่ได้เป็นสมาชิก ไม่ควรสรุปโดยอัตโนมัติว่าลูกจ้างทุกคนได้รับยกเว้น

ทำงานสองแห่ง ต้องจ่ายกี่แห่ง

หากบุคคลเป็นลูกจ้างจริงของนายจ้างสองแห่ง เช่น ทำงานประจำในเวลากลางวันและทำงานพาร์ทไทม์ในอีกกิจการหนึ่ง ต้องพิจารณาหน้าที่ของนายจ้างแต่ละแห่งแยกกัน หากนายจ้างทั้งสองอยู่ในข่าย นายจ้างแต่ละแห่งย่อมหักและสมทบจากค่าจ้างที่ตนจ่าย ไม่มีหลักให้นำการเป็นสมาชิกจากที่ทำงานหนึ่งไปยกเว้นอีกที่หนึ่งโดยอัตโนมัติ

3. อัตราเงินสะสมและเงินสมทบ

ตัวอย่าง: ค่าจ้างที่ใช้เป็นฐาน 20,000 บาท ลูกจ้างถูกหัก 50 บาท นายจ้างสมทบ 50 บาท รวม 100 บาทต่อเดือนในระยะแรก

อัตราดูไม่สูง แต่ความเสี่ยงอยู่ที่ “ฐาน” หากตั้งรหัสรายได้ผิด ความคลาดเคลื่อนจะเกิดกับลูกจ้างทุกคนและเกิดซ้ำทุกงวดเงินเดือน

4. ฐานคำนวณคือ “ค่าจ้าง” ตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน

มาตรา 5 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ให้นิยามค่าจ้างโดยสรุปว่า เงินที่นายจ้างและลูกจ้างตกลงจ่ายเป็นค่าตอบแทนในการทำงานตามสัญญาจ้างสำหรับระยะเวลาทำงานปกติ หรือคำนวณตามผลงานในเวลาทำงานปกติ และรวมถึงเงินที่จ่ายในวันหยุดหรือวันลาที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับตามกฎหมาย

ดังนั้นจึงไม่ควรอ้างฐานอื่นมาใช้แทนโดยตรง

กล่าวง่าย ๆ คือ เงินบางรายการอาจเป็นเงินได้ 40(1) แต่ไม่ใช่ค่าจ้างตามกฎหมายแรงงาน หรืออาจถูกปฏิบัติต่างจากฐานประกันสังคม จึงต้องแยกกฎของแต่ละระบบ

5. รายการจ่ายใดควรรวม หรือไม่รวม

ตารางต่อไปนี้เป็น แนววิเคราะห์เบื้องต้น ไม่ใช่บัญชีรายการที่หน่วยงานรับรองแบบตายตัว เพราะคำตอบขึ้นอยู่กับข้อตกลง เงื่อนไข และเหตุแห่งการจ่ายของแต่ละกิจการ

หลักคิด 4 คำถามก่อนกำหนด Payroll Code

1. เงินนั้นจ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานหรือเพื่อชดเชยค่าใช้จ่าย/ให้สวัสดิการ

2. เป็นเงินที่นายจ้างตกลงต้องจ่ายแน่นอนหรือขึ้นกับดุลพินิจและเงื่อนไข

3. เกี่ยวกับเวลาทำงานปกติ งานนอกเวลาปกติ หรือเหตุอื่น

4. เอกสารการจ้าง ระเบียบ และพฤติการณ์การจ่ายจริงสอดคล้องกันหรือไม่

ชื่อในสลิปเงินเดือนไม่ใช่ข้อยุติ การเรียกเงินเดือนบางส่วนว่า “เบี้ยเลี้ยง” ไม่ทำให้เงินนั้นพ้นจากการเป็นค่าจ้าง หากเนื้อแท้ยังเป็นค่าตอบแทนการทำงานปกติ

6. ขั้นตอนการหักและนำส่ง

ตามมาตรา 131 นายจ้างมีหน้าที่หักเงินสะสมจากค่าจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้าง และจ่ายเงินสมทบในจำนวนเท่ากัน แล้วนำส่งกองทุนภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายค่าจ้าง ผ่านระบบและช่องทางที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานกำหนด

แนวทางเตรียมระบบสำหรับนายจ้าง ได้แก่

1. ตรวจจำนวนลูกจ้างและสถานะข้อยกเว้นของกิจการ

2. ลงทะเบียนนายจ้างและลูกจ้างผ่าน e-Service ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

3. จัดทำทะเบียนลูกจ้างและแบบที่เกี่ยวข้อง เช่น แบบ สกล.1 และแบบระบุผู้รับประโยชน์ สกล.5 ตามกรณี

4. ทำ Mapping รายการ Payroll ว่ารายการใดรวมฐาน ไม่รวมฐาน หรือรอคำวินิจฉัย

5. ปรับสลิปเงินเดือน บัญชีแยกประเภท และกระบวนการอนุมัตินำส่ง

6. กระทบยอดยอดหักจากลูกจ้าง ยอดสมทบนายจ้าง และยอดนำส่งทุกเดือน

7. เก็บหลักฐานและติดตามประกาศ/คู่มือฉบับล่าสุดก่อนเริ่มใช้งานจริง

หากนำส่งล่าช้า มาตรา 131 กำหนดเงินเพิ่มร้อยละ 5 ต่อเดือนของจำนวนที่ไม่ได้นำส่งหรือยังขาดอยู่ เศษของเดือนตั้งแต่ 15 วันขึ้นไปนับเป็นหนึ่งเดือน และการที่นายจ้างไม่ได้หักเงินสะสมจากค่าจ้างไม่ทำให้พ้นหน้าที่ต้องนำส่ง

7. ลูกจ้างจะได้รับเงินเมื่อใด ถอนระหว่างทำงานได้หรือไม่

กองทุนนี้ไม่ใช่บัญชีออมทรัพย์ที่ขอถอนระหว่างการจ้างได้ตามใจ เมื่อลูกจ้างยังทำงานอยู่ โดยหลักยังไม่มีสิทธิถอนเงินสะสมออกมาใช้

เมื่อสิ้นสุดการเป็นลูกจ้าง ลูกจ้างมีสิทธิได้รับเงินสะสม เงินสมทบ และดอกผลตามมาตรา 133 ไม่ว่าการจ้างจะสิ้นสุดเพราะลาออก เกษียณ เลิกจ้าง หรือเหตุอื่น การได้รับเงินกองทุนส่วนนี้ไม่ตัดสิทธิค่าชดเชยหรือเงินอื่นที่ลูกจ้างมีสิทธิตามกฎหมาย

กรณีลูกจ้างเสียชีวิต เงินจะจ่ายแก่ผู้รับประโยชน์ที่ลูกจ้างระบุไว้ หากไม่ได้ระบุ กฎหมายกำหนดลำดับและสัดส่วนแก่บุตร คู่สมรส และบิดามารดา; หากไม่มีบุคคลดังกล่าว เงินตกเป็นของกองทุน จึงควรให้ลูกจ้างกรอกและปรับปรุงแบบระบุผู้รับประโยชน์ให้เป็นปัจจุบัน

8. ประเด็นที่ยังควรติดตาม

การสื่อสารของหน่วยงานเริ่มมีมากขึ้น ทั้งการอบรม ถ่ายทอดสด คลิปย้อนหลัง คู่มือ และระบบทดลอง แต่ประเด็นที่ภาคธุรกิจยังต้องการความชัดเจนคือบัญชีรายการจ่ายที่ใช้ได้ในทางปฏิบัติ โดยเฉพาะค่าล่วงเวลา โบนัส เบี้ยขยัน ค่ากะ ค่าตำแหน่ง คอมมิชชั่น และเงินเหมาจ่ายประเภทต่าง ๆ

แนวทางที่รอบคอบคือ อย่าใช้คำตอบปากเปล่าหรือความเห็นในสื่อสังคมเป็นหลักฐานเพียงอย่างเดียว ควรจัดทำข้อเท็จจริงของแต่ละรายการให้ครบ แล้วสอบถามสำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานพื้นที่หรือหน่วยงานกองทุนเป็นหนังสือ เพื่อให้คำตอบอ้างอิงกับรูปแบบการจ่ายจริงของบริษัท

9. Checklist สำหรับนายจ้างก่อน 1 ตุลาคม 2569

• ยืนยันว่ากิจการอยู่ในข่ายหรือได้รับยกเว้นตามเงื่อนไขใด

• แยกลูกจ้างที่เป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิก

• ตรวจพนักงานประจำ รายวัน พาร์ทไทม์ ทดลองงาน ชั่วคราว และต่างด้าว

• จัดทำ Payroll Mapping พร้อมเหตุผลทางกฎหมายของทุกรหัสรายได้

• ขอคำตอบเป็นหนังสือสำหรับรายการสีเทา

• ทดสอบการคำนวณ 0.25% ทั้งฝั่งลูกจ้างและนายจ้าง

• ตั้งปฏิทินนำส่งภายในวันที่ 15 และผู้รับผิดชอบสำรอง

• เตรียมแบบระบุผู้รับประโยชน์และกระบวนการเมื่อพนักงานออก

• กระทบยอด Payroll–บัญชี–ยอดนำส่ง และจัดเก็บหลักฐานตรวจสอบย้อนหลัง

บทส่งท้าย

กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างเป็นเรื่องใหม่ที่นายจ้าง ลูกจ้าง ผู้ทำบัญชี และเจ้าหน้าที่ต้องเรียนรู้ร่วมกัน ความถูกต้องจึงไม่ได้อยู่ที่การจำอัตรา 0.25% เท่านั้น แต่อยู่ที่การแปลงกฎหมายให้เป็นกระบวนการที่ตรวจสอบได้ ตั้งแต่นิยามค่าจ้าง รหัส Payroll เอกสารประกอบ การหัก การบันทึกบัญชี การนำส่ง ไปจนถึงการจ่ายคืนเมื่อออกจากงาน

ในมุมของ Accounting Engineering สำนักงานบัญชีควรทำหน้าที่มากกว่าคำนวณยอด คือช่วยวางโครงสร้างข้อมูล ระบุจุดเสี่ยง จัดทำเหตุผลรองรับ และสร้างร่องรอยการตรวจสอบ เพื่อให้ธุรกิจเริ่มใช้กฎหมายใหม่ได้อย่างมั่นใจและลดความผิดพลาดที่สะสมเป็นรายเดือน

ข้อกฎหมายและแหล่งข้อมูลอ้างอิง

1. พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 5 และหมวด 13 มาตรา 126–138

2. ระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

3. e-Service กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

4. แบบฟอร์มกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างและเอกสารประชาสัมพันธ์ของกรมฯ

5. คู่มือการใช้งานและคำถามเกี่ยวกับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (ตัวอย่างหนังสือ)

หมายเหตุ: บทความนี้จัดทำเพื่อให้ข้อมูลทั่วไป ณ วันที่ 10 กันยายน 2569 ไม่ใช่คำวินิจฉัยทางกฎหมาย ข้อเท็จจริงของค่าตอบแทนแต่ละกิจการอาจต่างกัน ควรตรวจประกาศและคู่มือฉบับล่าสุด รวมถึงขอคำยืนยันจากหน่วยงานที่รับผิดชอบก่อนนำไปใช้จริง