ค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จ บันทึกบัญชีได้ไหม? ใช้เอกสารอะไรแทนและหักภาษีได้หรือไม่

ไม่มีใบเสร็จยังบันทึกบัญชีได้หรือไม่ แยกเงื่อนไขบัญชี ภาษีเงินได้นิติบุคคล และ VAT พร้อมชุดเอกสารที่ใช้พิสูจน์รายการจริง

คำตอบสั้น ๆ: การไม่มีใบเสร็จรับเงินไม่ได้ทำให้รายการที่เกิดขึ้นจริงหายไปจากบัญชี แต่กิจการต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ส่วนการหักเป็นรายจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลและการนำ VAT มาเป็นภาษีซื้อเป็นคนละเรื่องและใช้เงื่อนไขต่างกัน

ด้านกฎหมายบัญชี: พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 12 กำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีส่งมอบเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้บัญชีแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี ขณะที่ประกาศกรมทะเบียนการค้า พ.ศ. 2544 ข้อ 8 แบ่งเอกสารประกอบการลงบัญชีเป็นเอกสารจากบุคคลภายนอก เอกสารที่กิจการจัดทำเพื่อบุคคลภายนอก และเอกสารภายในกิจการ ดังนั้นเอกสารภายในอาจใช้ประกอบการบันทึกได้เมื่อสะท้อนรายการจริง แต่ไม่ทำหน้าที่แทนเอกสารภาษีที่กฎหมายกำหนด

ต้องแยกพิจารณา 3 เรื่อง

เรื่อง	หลักพิจารณา	ผลเมื่อหลักฐานไม่พอ
บัญชี	รายการเกิดขึ้นจริง วัดมูลค่าได้ และมีเอกสารประกอบการลงบัญชีตามกฎหมาย	เสี่ยงต่อความครบถ้วนและความน่าเชื่อถือของบัญชี รวมถึงหน้าที่เก็บรักษาเอกสาร
ภาษีเงินได้นิติบุคคล	เกี่ยวกับกิจการ สมเหตุผล ไม่เป็นรายจ่ายต้องห้าม และพิสูจน์ผู้รับกับการจ่ายได้	อาจถูกตัดเป็นรายจ่ายต้องห้าม ทำให้กำไรสุทธิทางภาษีและภาษีที่ต้องชำระเพิ่มขึ้น
VAT	ต้องมีใบกำกับภาษีและมีรายการสาระสำคัญครบ เว้นแต่เข้าเหตุและเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบดีกำหนด	ภาษีซื้ออาจถูกห้ามนำมาหัก หากทำให้ภาษีชำระขาดอาจถูกประเมิน เบี้ยปรับ และเงินเพิ่มตามข้อเท็จจริง

ใบสำคัญจ่ายหรือใบรับรองแทนใบเสร็จใช้ได้แค่ไหน

เอกสารภายในช่วยบันทึกเหตุการณ์และการอนุมัติ แต่ไม่ได้กลายเป็นใบกำกับภาษี และไม่ได้รับประกันว่ารายจ่ายจะหักภาษีได้ทุกกรณี ต้องพิจารณาหลักฐานทั้งชุดและข้อเท็จจริงของรายการนั้น

มาตรา 65 ตรี (18) แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดให้รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับเป็นรายจ่ายต้องห้าม ข้อหารือกรมสรรพากรเลขที่ 0706/4722 วางแนวว่าใบสำคัญจ่ายที่ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน วันเดือนปี จำนวนเงิน รายการที่จ่าย และมีลายมือชื่อผู้รับ สามารถใช้ประกอบการพิสูจน์ผู้รับเงินในข้อเท็จจริงตามข้อหารือนั้นได้

ชุดเอกสารที่ควรจัดทำ

ใบสำคัญจ่าย ระบุวัน จำนวนเงิน วัตถุประสงค์ บัญชีที่เกี่ยวข้อง และผู้อนุมัติ
ข้อมูลผู้รับเงิน เช่น ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขประจำตัวประชาชนเท่าที่กฎหมายและข้อเท็จจริงกำหนด
หลักฐานการชำระเงิน เช่น สลิปโอน รายการเดินบัญชี หรือใบรับเงินที่ผู้รับลงชื่อ
หลักฐานรับสินค้า/บริการ เช่น สัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ รายงานส่งมอบ ภาพงาน หรือการติดต่อที่แสดงขอบเขตงาน
หลักฐานความเกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น โครงการ ลูกค้า สถานที่ วัตถุประสงค์ และผู้ใช้ประโยชน์
เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากเงินได้ประเภทนั้นอยู่ในบังคับต้องหักและนำส่ง

ภาษีซื้อ: มีหลักฐานจ่ายเงินยังไม่พอ

มาตรา 82/5 (1) และ (2) กำหนดว่า กรณีไม่มีใบกำกับภาษี ไม่อาจแสดงใบกำกับภาษี หรือใบกำกับภาษีมีข้อความไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ในส่วนสาระสำคัญ ภาษีซื้อนั้นไม่ให้นำมาหัก เว้นแต่เข้าเหตุและเงื่อนไขเฉพาะตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ฉบับที่ 17 เช่น กรณีเอกสารถูกทำลายโดยเหตุสุดวิสัยและมีหลักฐานตามที่ประกาศกำหนด ดังนั้น ใบสำคัญจ่าย สลิปโอน หรือใบรับรองแทนใบเสร็จไม่สามารถใช้แทนใบกำกับภาษีทั่วไปได้

ตัวอย่างการจัดหลักฐาน

ซื้อของจากร้านเล็ก: ขอใบรับเงินหรือหลักฐานผู้ขาย ระบุรายการและจำนวนสินค้า แนบหลักฐานโอนและหลักฐานรับสินค้า
ค่าแท็กซี่หรือค่าเดินทาง: จัดทำรายงานการเดินทาง ระบุผู้เดินทาง วัตถุประสงค์ เส้นทาง วันเวลา และแนบใบเสร็จจากแอปหรือหลักฐานอื่นที่มี
จ่ายผู้รับจ้างอิสระ: ใช้สัญญาหรือใบสั่งงาน หลักฐานส่งมอบ หลักฐานชำระเงิน ข้อมูลผู้รับ และดำเนินการภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้

ข้อควรระวัง

หลักฐานภายในที่จัดทำภายหลังโดยไม่มีรายการจริงไม่ช่วยให้รายจ่ายถูกต้อง และอาจก่อความเสี่ยงด้านบัญชีและภาษีเพิ่มขึ้น
การพิสูจน์ชื่อผู้รับได้เป็นเพียงเงื่อนไขหนึ่ง ยังต้องตรวจว่ารายจ่ายเกี่ยวกับกิจการ ไม่เป็นรายจ่ายส่วนตัว ไม่เกินปกติโดยไม่มีเหตุผล และไม่เข้ารายจ่ายต้องห้ามข้ออื่น
ภาษีซื้อที่หักไม่ได้กับรายจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลต้องพิจารณาแยกกัน ผลลัพธ์อาจไม่เหมือนกัน

แหล่งอ้างอิงทางการ

คำค้น SEO: ไม่มีใบเสร็จลงบัญชีได้ไหม, ใบรับรองแทนใบเสร็จ, ค่าใช้จ่ายไม่มีบิล, ใบสำคัญจ่าย, รายจ่ายต้องห้าม, ภาษีซื้อไม่มีใบกำกับภาษี

ตรวจสอบข้อมูล ณ วันที่ 12 พฤศจิกายน 2569 ผลทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง ผู้รับเงิน ประเภทค่าใช้จ่าย และความน่าเชื่อถือของหลักฐานทั้งชุด ไม่ควรใช้แบบฟอร์มภายในเพียงใบเดียวแทนเอกสารทุกกรณี

สรุปค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จ แยกหลักบัญชี ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีซื้อ และชุดหลักฐานที่ควรมี